N’ayez plus peur de l’engagement

Si vous êtes détenteur d’un environnement Project Online, vous avez certainement dû voir apparaître le message suivant sur votre page d’accueil :
De nouvelles fonctionnalités d’engagement des ressources et de planification de la capacité sont maintenant disponibles. Pour les activer, visitez la page Paramètres serveur supplémentaires.

Pas de panique, il s’agit seulement d’une nouvelle fonctionnalité introduite par Microsoft ces dernières semaines : l’engagement de ressources.
Avant d’aller plus loin, sachez tout d’abord que cette fonctionnalité nécessite les versions de clients lourd suivantes :
– Project Professionnel 2016
– Project Pro pour Office 365

En effet, il faut disposer des options supplémentaires dans le ruban

Maintenant que vous êtes prêts, quel est le principe ?
Le chef de projet et le responsable de ressources négocient un accord visant à « réserver » un profil donné pour accomplir une tâche.
Le scénario sera le suivant :
– Un chef de projet identifie un besoin pour effectuer une tâche
– Il formule une demande à son responsable de ressources
– Le responsable examine la demande et fait un retour positif ou négatif en fonction du plan de charge de ses ressources

Une fois l’accord scellé, le chef de projet peut affecter la ressource sur la tâche en question.

Première étape, activer la fonctionnalité sur votre instance.
Notez bien qu’il n’y a pas de retour en arrière possible.

Cliquez sur les paramètres serveur supplémentaires

Activez l’option

Une fois l’opération effectuée, suivons ensuite le scénario décrit précedemment :

1. Prérequis : créer un projet, des tâches et ajouter les ressources faisant l’objet d’une demande dans l’équipe projet

2. Le chef de projet fait une demande directement dans Project Pro via le menu « Ressource » > « Ajouter un engagement »

3. L’état de sa demande est par défaut à « Brouillon »

4. Le chef de projet soumet sa demande

5. L’état de la demande bascule à « Proposé »

6. Le responsable de ressources peut ensuite visualiser la liste des demandes en cours dans PWA

7. Il peut également analyser l’ensemble des demandes dans une vue de type « carte thermique »

8. La demande est ensuite traitée (modifiée, acceptée ou rejetée)

9. Le chef de projet est ensuite averti de la validation de sa demande directement dans Project Pro (dans le « Plan de charge des ressources »)

Notez également qu’il est possible de contraindre les chefs de projet à formuler systématiquement une demande en cochant l’option suivante dans le détail de la ressource :